Die Medien berichten immer wieder von Aufsehen erregenden Schadensfällen, die ihre Ursache in einem mangelhaften betrieblichen Kontrollsystem haben. Diese Berichte sind aber nur die Spitze des Eisbergs.
Solange Menschen mit sensiblen Arbeitsabläufen konfrontiert sind, besteht ein latentes Risiko für geschäftsschädigende Handlungen, die oft jahrelang unentdeckt bleiben. Für die Führung von Kapitalgesellschaften existiert laut Gesetz die persönliche Verantwortung der Unternehmensführung für ein funktionierendes IKS. Aber auch die anderen Unternehmen sollten alle wirtschaftlich vertretbare Maßnahmen setzen, um Vermögensschäden zu minimieren und die Wirtschaftlichkeit und die Ordnungsmäßigkeit aller betrieblichen Abläufe sicherstellen zu können.
Ein funktionierendes internes Kontrollsystem besteht nur in zweiter Linie aus persönlicher Überwachung durch Vorgesetzte oder externe Prüfer. In erster Linie muss eine selbsttätige Kontrollautomatik in der betrieblichen Organisation eingebettet sein.
Einige Beispiele aus der Praxis:
- Trennung von unvereinbaren Funktionen, die Diebstahl, Unterschlagung, Schmiergelder und fahrlässige Handlungen er-schweren (unvereinbar sind z. B. Kassa- und Buchhaltung-sführung, Einkauf- und Wareneingang, Verkauf und Kundenbonitätsprüfung, Lohn-verrechnung und Kassa).
- Reglung der Routine-arbeitsabläufe durch schriftliche Anweisungen (etwa für den Einkauf, den Wareneingang, Lager und anderes).
- Vollmacht- und Befugnis-erteilung sowie Bewilligungs-verfahren müssen schriftlich festgelegt sein.
- Fixierung des „Vier-Augen-Prinzips“ im Bankenverkehr, Einkauf, Wareneingang, Kun-denbonitätsprüfung, Ver-sicherungsabschlüsse und überall, wo fakturiert und verrechnet wird (z. B. Gutschrifterteilung, Reklamationsabwicklung, Eingangs-rechnungsprüfung, Ausbuchung von uneinbringlichen For-derungen etc.)
- Verwendung von mech-anischtechnischen Organi-sationsmitteln (EDV-gestützte Registrierkassen, Zeit-messgeräte, Wiege- und Mess-einrichtungen etc.), die programmierte Kontrollen ermöglichen.
Die Gestaltung und Überprüfung des IKS setzt eine betriebsspezifische Unter-suchung der Risken voraus. Wir helfen Ihnen gerne dabei!
– ein Artikel aus unserer Kanzleizeitung, Ausgabe Juni-September 2018