Die Plattform FinanzOnline bewährt sich seit vielen Jahren als elektronisches Postfach (für Bescheide, Buchungsmitteilungen, Benachrichtigungen über Vorauszahlungen etc.) der Finanz wie auch zur Übermittlung von Steuererklärungen (vor allem Arbeitnehmerveranlagungen), Rückzahlungsanträgen usw. Da es sich dabei durchwegs um sensible Informationen handelt, ist Sicherheit oberstes Gebot. Ab Oktober 2025 wird der Sicherheitsstandard für die Nutzung von FinanzOnline (dies gilt auch für Unternehmen) weiter erhöht, indem der Login ab dann nur noch mit einer 2-Faktor-Authentifizierung möglich sein wird. Freiwillig kann und konnte bereits der Umstieg auch schon vor Oktober durchgeführt werden.
Die vermutlich komfortabelste Variante dabei ist, „ID Austria “ für die 2-Faktor-Authentifzierung zu nutzen, da ID Austria auch bereits für zahlreiche andere Anwendungen und Behördengänge verwendet werden kann und alle Anforderungen an eine sichere 2-Faktor-Authentifizierung erfüllt. Technisch funktioniert die 2-Faktor-Authentifizierung indem nach der Eingabe der Zugangsdaten beim Login die Identität des Nutzers mit einem zweiten Bestätigungsschritt überprüft wird (wie üblicherweise beim e-banking).
Sofern ID Austria nicht genutzt werden kann, gibt es eine alternative 2-Faktor-Authentifzierung, welche direkt in FinanzOnline eingerichtet werden kann. Für Smartphones muss eine Authenticator-App wie Google Authenticator oder Microsoft Authenticator verwendet werden – für Laptops und Desktop-PCs bestehen ebenfalls Lösungen. Falls ein Gerät verloren oder gewechselt wird, kann die 2-Faktor-Authentifizierung mit einem Wiederherstellungscode selbständig reaktiviert werden.