Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht VI

9. Checkliste

Folgende Punkte muss eine Registrierkasse ab 1.4.2017 laut Registrierkassensicherheitsverordnung (RKS-V) erfüllen:

  • Der Kasse muss eine unternehmensweit eindeutige Kassenidentifikationsnummer, die über FinanzOnline gemeldet werden muss, zugeordnet werden können.
  • Die Kasse muss über eine geeignete Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung (HSM oder Chipkartenleser) mit einer Signatur-/Siegelerstellungseinheit verfügen.
  • Jeder Beleg muss mit einem maschinenlesbaren Code, der die Daten laut §10(2) RKS-V zu enthalten hat, versehen werden. Trainings- und Stornobuchungen haben im maschinenlesbaren Code zusätzlich die Bezeichnung „Trainingsbuchung“ oder „Stornobuchung“ zu enthalten.
  • Jeder einzelne Barumsatz, Monats-, Jahres- und Schlussbeleg sowie jede Trainings-und Stornobuchung sind elektronisch zu signieren. Dabei ist eine elektronische Signatur bzw. Siegel von der Signatur-/Siegelerstellungseinheit anzufordern und auf dem zugehörigen Beleg als Teil des maschinenlesbaren Codes anzudrucken. In die Signatur/Siegelerstellung sind die Daten laut §9(2) RKS-V einzubeziehen.
  • Sollte keine aufrechte Verbindung zu der Signatur-/Siegelerstellungseinheit bestehen, muss am Beleg der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ angebracht werden. Nach Wiederinbetriebnahme der Signatur-/Siegelerstellungseinheit muss ein signierter Sammelbeleg mit Betrag Null erstellt und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert werden.
  • Die Kasse muss einen Startbeleg, der eine Prüfung entsprechend §6(4) RKS-V ermöglicht, erzeugen können.
  • Ein Datenerfassungsprotokoll (DEP), in dem jeder einzelne Barumsatz inkl. der/des elektronischen Signatur/Siegels zu erfassen und abzuspeichern ist, ist zu führen. Dabei sind zumindest die Belegdaten gemäß § 132a(3) BAO festzuhalten.
  • Die in der Registrierkasse erfassten Barumsätze werden laufend aufsummiert (Umsatzzähler). Trainingsbuchungen dürfen sich dabei nicht auf den Umsatzzähler auswirken. Am Monatsende ist der Zwischenstand des Umsatzzählers als Barumsatz mit Betrag Null und elektronischer Signatur/Siegel der Signatur-/Siegelerstellungseinheit (Monatsbeleg) im Datenerfassungsprotokoll zu speichern..
  • Start- und Monatsbeleg müssen ausgedruckt werden können.
  • Der Umsatzzähler muss mit dem Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 verschlüsselt werden können.
  • Das Datenerfassungsprotokoll muss jederzeit entsprechend der in der RKS-V enthaltenen Detailspezifikation exportiert werden können. Die in der Spezifikation nicht enthaltenen Positionsdaten (zumindest Menge und handelsübliche Bezeichnung) müssen dabei ebenso exportierbar – wenn auch ohne Strukturvorgabe – sein.
  • Die Kasse muss im Falle einer planmäßigen Außerbetriebnahme der Registrierkasse einen Schlussbeleg mit Betrag Null erstellen können.
  • Eine quartalsweise Sicherungsfunktion, die es ermöglicht die Daten des Datenerfassungsprotokolls auf einen externen Datenträger zu speichern, muss zur Verfügung stehen. Um die Unveränderbarkeit desgesamten Datenerfassungsprotokolls im Wege der/des Signatur/Siegels zu gewährleisten, muss bei dieser Sicherung der Monatsbeleg des letzten Monats des Quartals als letzter Beleg enthalten sein.
  • Die Registrierkasse darf keine Vorrichtungen enthalten, über die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung umgangen werden kann. Dabei ist zu beachten, dass dies nicht für die Erfassung von Geschäftsvorfällen, die keine Barumsätze darstellen (z.B. Lieferscheine, Banküberweisungen und -einzug, durchlaufende Posten) gilt.

Hinweis
Diese Steuerserie bezieht sich ausschließlich auf Informationen des Bundesministerium für Finanzen und der Wirtschaftskammer Österreich. Auf den jeweiligen Informationsportalen wurden, soweit dies möglich war, die weiblichen Formen integriert, um der geschlechtergerechten Formulierung zu entsprechen. Einzig bei legistischen Ausdrücken wurde die männliche Form beibehalten, um keinen Widerspruch zu Gesetzestexten herzustellen. Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die nur in der männlichen Form niedergeschriebenen Aussagen und Formulierungen selbstverständlich auch Frauen gegenüber gelten. Die Informationen beziehen sich auf die Rechtslage zum 01.01. 2018.